Beglaubigung von Unterschriften und Kopien

Bei einer Unterschriftsbeglaubigung bezeugt der Notar, wer eine Unterschrift vor ihm vollzogen oder anerkannt hat; den Inhalt des Schriftstücks prüft er nur darauf, ob er seine Amtstätigkeit versagen muss (§ 40 BeurkG). Bei einer beglaubigten Kopie beglaubigt er die Abschrift in einem Vermerk (§ 39 BeurkG) und stellt fest, ob die Vorlage eine Urschrift, Ausfertigung oder Abschrift ist (§ 42 BeurkG). Beides braucht keine Niederschrift: Es genügt ein Vermerk mit Unterschrift und Siegel des Notars (§ 39 BeurkG).

Beglaubigung oder Beurkundung: der Unterschied

Bei einer Beurkundung nimmt der Notar eine Niederschrift auf. Sie muss den Beteiligten in seiner Gegenwart vorgelesen, von ihnen genehmigt und eigenhändig unterschrieben werden (§ 13 BeurkG). Bei der Beglaubigung einer Unterschrift oder einer Abschrift genügt statt einer Niederschrift ein Vermerk. Er muss das Zeugnis, die Unterschrift und das Siegel des Notars enthalten und soll Ort und Tag der Ausstellung angeben (§ 39 BeurkG).

Bei der Unterschriftsbeglaubigung braucht der Notar die Urkunde nur darauf zu prüfen, ob Gründe bestehen, seine Amtstätigkeit zu versagen (§ 40 Abs. 2 BeurkG). Wo das Gesetz öffentliche Beglaubigung verlangt, genügt auch eine Beurkundung: Sie ersetzt die öffentliche Beglaubigung (§ 129 Abs. 4 BGB).

Wann das Gesetz die Beglaubigung verlangt

Ist für eine Erklärung durch Gesetz öffentliche Beglaubigung vorgeschrieben, muss sie entweder schriftlich abgefasst und Ihre Unterschrift von einem Notar beglaubigt werden, oder sie wird elektronisch abgefasst und der Notar beglaubigt Ihre qualifizierte elektronische Signatur (§ 129 Abs. 1 BGB). Auch eine mit notariell beglaubigtem Handzeichen unterzeichnete Erklärung genügt (§ 129 Abs. 2 BGB).

Grundbuch

Eine Eintragung erfolgt, wenn derjenige sie bewilligt, dessen Recht von ihr betroffen wird (§ 19 GBO). Das Grundbuchamt soll nur eintragen, wenn die Eintragungsbewilligung oder die sonstigen erforderlichen Erklärungen durch öffentliche oder öffentlich beglaubigte Urkunden nachgewiesen werden (§ 29 Abs. 1 GBO).

Vereinsregister

Anmeldungen zum Vereinsregister geben die Mitglieder des Vorstands mittels öffentlich beglaubigter Erklärung ab. Die Erklärung kann in Urschrift oder in öffentlich beglaubigter Abschrift beim Gericht eingereicht werden (§ 77 Abs. 1 BGB). Hier ist die öffentliche Beglaubigung ausdrücklich auch mittels Videokommunikation zulässig (§ 77 Abs. 2 BGB). Per Video beglaubigt der Notar eine qualifizierte elektronische Signatur, die mittels des von der Bundesnotarkammer betriebenen Videokommunikationssystems anerkannt worden ist; das ist nur möglich, soweit ein Gesetz es zulässt (§ 40a Abs. 1 BeurkG), wie hier § 77 Abs. 2 BGB. Kann sich der Notar auf diese Weise keine Gewissheit über die Person verschaffen, soll er die Beglaubigung ablehnen (§ 40a Abs. 5 BeurkG). Mehr dazu im Beitrag Vereinsgründung beim Notar.

So läuft die Unterschriftsbeglaubigung ab

1. Text mitbringen: Sie legen das fertige Schriftstück vor. Unterschriften ohne zugehörigen Text soll der Notar nur beglaubigen, wenn dargelegt wird, dass die Beglaubigung vor der Festlegung des Inhalts benötigt wird; das soll dann im Vermerk stehen (§ 40 Abs. 5 BeurkG).
2. Identität: Der Notar soll sich Gewissheit über Ihre Person verschaffen (§ 40 Abs. 4 in Verbindung mit § 10 BeurkG).
   Am besten haben Sie einen gültigen Personalausweis oder Reisepass dabei.
3. Unterschrift: Sie unterschreiben in Gegenwart des Notars oder erkennen eine bereits geleistete Unterschrift vor ihm als Ihre an (§ 40 Abs. 1 BeurkG).
4. Vermerk: Der Beglaubigungsvermerk muss die Person bezeichnen, die unterschrieben oder die Unterschrift anerkannt hat, und soll angeben, welches von beidem geschehen ist (§ 40 Abs. 3 BeurkG).

Unterschreiben mehrere Personen dasselbe Schriftstück, kann der Notar alle Unterschriften in einem einzigen Vermerk beglaubigen; dann fällt die Gebühr nur einmal an (Anmerkung zu KV Nr. 25100).

Beglaubigte Kopien

Bei der Beglaubigung einer Abschrift soll der Notar feststellen, ob die vorgelegte Urkunde eine Urschrift, eine Ausfertigung, eine beglaubigte oder eine einfache Abschrift ist (§ 42 Abs. 1 BeurkG). Weist die Vorlage Lücken, Durchstreichungen, Radierungen oder andere Spuren einer Änderung auf, oder ist der Zusammenhang mehrerer Blätter aufgehoben, soll das im Vermerk stehen, sofern es sich nicht schon aus der Abschrift ergibt (§ 42 Abs. 2 BeurkG). Wird nur ein Auszug beglaubigt, soll der Vermerk dessen Gegenstand nennen und bezeugen, dass die Urkunde dazu keine weiteren Bestimmungen enthält (§ 42 Abs. 3 BeurkG).

Was kostet die Beglaubigung beim Notar?

Die Notargebühren stehen im Gerichts- und Notarkostengesetz; Vereinbarungen über ihre Höhe sind grundsätzlich unwirksam (§ 125 GNotKG). Für die Beglaubigung einer Unterschrift fällt eine 0,2-Gebühr nach Tabelle B an, mindestens 20,00 € und höchstens 70,00 € (KV Nr. 25100). Der Geschäftswert bestimmt sich nach den Vorschriften, die für die Beurkundung der Erklärung gelten würden (§ 121 GNotKG):

• Grundschuld: Maßgeblich ist der Nennbetrag (§ 53 Abs. 1 GNotKG).
• Vollmacht für ein bestimmtes Geschäft: die Hälfte des Geschäftswerts dieses Geschäfts (§ 98 Abs. 1 GNotKG).
• Keine besondere Wertvorschrift: billiges Ermessen; fehlen genügende Anhaltspunkte, ist von 5.000 Euro auszugehen (§ 36 GNotKG).

Geschäftswert	0,2 nach Tabelle B	Gebühr KV Nr. 25100
5.000 €	9,00 €	20,00 € (Mindestgebühr)
25.000 €	23,00 €	23,00 €
50.000 €	33,00 €	33,00 €
110.000 €	54,60 €	54,60 €
200.000 €	87,00 €	70,00 € (Höchstgebühr)

Werte aus Tabelle B in der geltenden Fassung (Anlage 2 zu § 34 GNotKG, BGBl. 2025 I Nr. 109). Für bestimmte Erklärungen beträgt die Gebühr fest 20,00 €, darunter die Zustimmung des Eigentümers zur Löschung nach § 27 GBO mit dem damit verbundenen Löschungsantrag nach § 13 GBO (KV Nr. 25101).

Wenn der Notar den Text entwirft

Fertigt der Notar den Entwurf, fällt dafür eine Entwurfsgebühr an. Sie richtet sich nach der Gebühr, die für die Beurkundung anfiele: 0,3 bis 1,0, mindestens 60,00 €, wenn diese 1,0 betragen würde (KV Nr. 24101), und 0,3 bis 0,5, mindestens 30,00 €, wenn sie 0,5 betragen würde (KV Nr. 24102). Entwirft der Notar den Text vollständig, erhebt er die Höchstgebühr dieses Rahmens (§ 92 Abs. 2 GNotKG). Den Rahmen nach unten nutzt er nach billigem Ermessen unter Berücksichtigung des Umfangs der erbrachten Leistung (§ 92 Abs. 1 GNotKG), etwa wenn er einen vorgelegten Entwurf nur überprüft, ändert oder ergänzt; auch dafür fällt eine Entwurfsgebühr an (Vorbemerkung 2.4.1 Abs. 3 KV GNotKG). Die Beurkundung einer Bewilligung nach der Grundbuchordnung kostet 0,5 (KV Nr. 21201). Beglaubigt derselbe Notar demnächst Unterschriften unter seinem Entwurf, entstehen für die erstmaligen Beglaubigungen an ein und demselben Tag keine Gebühren (Vorbemerkung 2.4.1 Abs. 2 KV GNotKG).

Ein Beispiel: Sie lassen sich die Löschungsbewilligung für eine Grundschuld über 50.000 Euro vom Notar entwerfen. Die Entwurfsgebühr beträgt dann 0,5, also 82,50 €; die Beglaubigung Ihrer Unterschrift am selben Tag ist damit abgegolten. Bringen Sie einen fertigen Text mit, den der Notar nur beglaubigt, kostet die Beglaubigung 33,00 €. Überprüft, ändert oder ergänzt er den Text, entsteht die Entwurfsgebühr (Vorbemerkung 2.4.1 Abs. 3 KV GNotKG). Hat er nur beglaubigt und reicht er die Erklärung für Sie beim Grundbuchamt ein, kommen 20,00 € hinzu (KV Nr. 22124). Für die Zustimmung des Eigentümers zur Löschung samt Löschungsantrag beträgt die Beglaubigungsgebühr dagegen fest 20,00 € (KV Nr. 25101). Hinzu kommen jeweils Auslagen und die Umsatzsteuer (KV Nr. 32014).

Kopien

Für die Beglaubigung von Dokumenten berechnet der Notar 1,00 € für jede angefangene Seite, mindestens 10,00 €; eine Dokumentenpauschale wird daneben nicht erhoben (KV Nr. 25102). Eine beglaubigte Kopie eines Zeugnisses mit drei Seiten kostet also 10,00 €, eine mit 25 Seiten 25,00 €. Keine Gebühr fällt an für beglaubigte Kopien von Urkunden, die der Notar selbst aufgenommen oder entworfen hat oder die sich in Urschrift in seiner dauernden Verwahrung befinden (KV Nr. 25102). Auch zu den Kopiegebühren kommt die Umsatzsteuer hinzu (KV Nr. 32014).

Einen Notar finden

In unserem Verzeichnis finden Sie Notariate nach Stadt, Postleitzahl oder Namen, mit Öffnungszeiten und Telefonnummer, etwa in Berlin, Hamburg, München oder Frankfurt am Main; alle Orte stehen in der Liste aller Städte. Den Termin vereinbaren Sie direkt mit dem Notariat.

Quellen

• § 129 BGB – Öffentliche Beglaubigung und § 77 BGB – Anmeldepflichtige und Form der Anmeldungen
• § 39 BeurkG – Einfache Zeugnisse, § 40 BeurkG – Beglaubigung einer Unterschrift, § 40a BeurkG – Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur, § 42 BeurkG – Beglaubigung einer Abschrift, § 10 und § 13 BeurkG
• § 19 GBO und § 29 GBO
• § 121 GNotKG, § 53 GNotKG, § 98 GNotKG, § 36 GNotKG, § 92 GNotKG, § 125 GNotKG, Kostenverzeichnis (KV Nr. 21201, 22124, 24101, 24102, 25100, 25101, 25102, 32014) und Tabelle B

Stand: Oktober 2026. Dieser Text erklärt die gesetzlichen Grundlagen und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.